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教你如何参加国外展会

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     www.haocu123.com      关键词: 会展服务    来源:好醋网    2010-05-08
 
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    一、对展会的选择:

    1)先确定每年参加展会的次数和预算、目标市场划分、参展人员安排。一般来说参加一次参会,人均费用会在三万元左右,以每次国外展会至少两至三人参加、每年至少两次国外展会计,一年费用大约在十多万元人民币左右。另外考虑到要接回多少订单才能销掉这部分费用,否则久参无效,慢慢老板可能就不会支持你继续参展了。

    2)将所有行业展会详细列出,然后和同行打听哪些展会效果较好,哪些较差。

    3)通过展会网站上的参展商名单,查看同行中的龙头老大一般参与哪些展会,跟着参就行了。

    4)一般来说行业杂志上都会有一些展会清单,包括一些收费平台,都会告诉你他们发行的杂志或光碟会在哪些展会上分发,可以从中选择。贸易网站也会有清单提供,但相对来说综合展会较多,专业展会也有,却只有几个稍大一点的行业。

    5)如有精力、时间、足够的预算和人员,也可以一年选择五六个不同的展会都参一参,然后从中筛选(我一个同行就是这么干的,每年参展费用不下一百万)。

    二、自己参展好处多:

    每次出国参展,我都能发现浩浩荡荡的中国代表团,而像我这样的独行侠,不说屈指可数,也绝对是人人侧目的异类。我坚持自己出行的原因有以下:

    1)费用能省很多:一般来说我自己出行,展位费不算,连机票在内,往往只花一万多元,而跟团者动辙两万五/人,最贵者甚至达七万五/人。由于事前与客户或当地供货商有约,所以常有免费饭局甚至免费酒店可住,加上车接车送,往往省去不少费用。

    2)锻炼筹备能力:第一次去美国参展,从租桌椅租地毯到订酒店到样品运送,事无巨细都是通过与主办方积极交流搞定,通过把握优惠时段(提前预订往往有优惠价格),不仅省了不少费用,同时也锻炼了沟通与筹备能力。

    3)行程自由:去年在德国,很多代表团设计的路线往往与观光有关,与生意无关。我则一边拜访客户,一边利用周末或谈完生意后的半天时间就客户所在地进行游玩,有时还有热心的客户当导游,既游览了景点,又增进了感情。

    4)锻炼适应能力:没有导游和团长带着,我们往往得自己与酒店前台、饭店服务员、的士司机打交道。吃东西,往往避开中餐馆,而选择当地有特色的饭店,往往有意想不到的奇遇和惊喜。

    每次参展结束,都有一帮子跟团者热烈地和我预约下次要和我共同出行,因为我住的酒店往往漂亮又实惠、行程丰富又有趣、费用一分还不多花。

    三、如何经济又实惠地参展:

    1)摊位费:一般在两千至三千美元左右,像美国展会标摊大多为光地,展位之间仅用布帷隔开,所以还要预算搭建的费用,一般另加一千至两千美元。欧洲如收两千多欧元,则已包含地毯、板壁、前台、桌椅等基本设施。记得次年三月前找当地外经贸局了解如何退费(能退一半)的问题,如此能省一半费用。

    2)机票:如果能提前一个半月预定,费用至少能低三分之一。

 


        譬如去美国,一个半月前来回机票能低至五六千,到八月中旬则需八九千。另外很多人选择中途转机,我则愿意乘坐中途短暂停留但不下机的航班或直航机,虽说费用稍贵,却减少了麻烦和折腾。

 

    3)酒店费用:在美国,如果选择离展会稍远的二三星酒店,一般可低至四十至七十美元/晚(我在芝加哥住的是WESTIN,标准相当于国内五星以上,连税在内才七十美元,可谓价廉物美),可通过租车来减少交通麻烦,一般车辆租金在60美元/日。两三个人则能省不少费用。提前在网上预订,则优惠更多。

    4)手机费用:一般半月时间至少预算一千五至两千人民币。最好利用当地投币电话,可省不少费用。

    5)中转飞机票:美国的内陆飞机票往往在国内很难订到,所以我往往委托国外朋友事先预订。像LA飞旧金山,现在订只需四十几美元。在美国国内转一圈,跑五六个城市,费用不会超过一千美元。欧洲则最好利用火车,法国的火车票稍贵,德国则从南坐到北只需六十几美元。

    6)样品运送费:这块没法省。很多展会指定运送商,从中牟利。我这次去美国学精了,先把样品弄成小包装,用TNT寄往当地朋友处,到时运到展馆门口,然后手提怀抱一一运送进去,可省去两百多美元从门口运到摊位的运送费。

    7)桌椅、地毯、海报、饰品等费用:我一般都在国内买好折叠轻便式,除去运费后,仍能省去不少费用。拿地毯作例,在美国租一张最破的地毯也要一百多美元(标摊10X9英尺),而我在国内买一张地毯才七十元,连包装三公斤,每公斤运费五十八元(打六十元好了),总共二百五十元搞定。所以我连杂志架(摆放产品说明)和垃圾篓(国外租一个也得二三十美元)都从国内买好寄去。背景墙搭建最低六百八十美元,我花几百元在国内做了一种可折叠的喷朔材料,到时四角用绳子一固定,便是一面精美的背景墙。其它如桌椅,向当地朋友借来用用,样品柜则在国外花六十多美元买好(比国内甚至更便宜)。

    8)吃的费用:如果自己吃,一般以每人每餐十欧元/七美元计。最好选择自助餐,否则另须付15%至20%的小费。

    9)交通:在德国可利用展商卡免费乘坐各种交通工具,在美国可租车或与当地朋友联络接送问题。在巴黎则可利用四通八达的地铁系统。

    注:可省钱,但不可寒酸,该花的时候还是要花。
 

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